Verwaltungsmitarbeiter/in (50 %, m/w/d,TV-L E9a, Elternzeitvertretung)

Das Tübingen AI Center ist eines der fünf vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) dauerhaft geförderten Kompetenzzentren für Maschinelles Lernen in Deutschland und angesiedelt an der Universität Tübingen. Das Tübingen AI Center arbeitet eng mit ELLIS (European Laboratory for Learning and Intelligent Systems) zusammen, einem europäischen Exzellenznetzwerk zur Förderung und Weiterentwicklung der modernen künstlichen Intelligenz.

Wir suchen eine/n motivierte/n, freundliche/n und zuverlässige/n Mitarbeiter/in im Büro der Geschäftsstelle des Tübingen AI Centers ab dem 01.01.2026 bis zum 15.10.2027.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Budgetplanung und Finanzverwaltung sowie in administrativen Angelegenheiten
• Selbstständige Korrespondenz sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache mit Drittmittelgebern, Forschungseinrichtungen und Projektpartnern
• Kommunikation mit WissenschaftlerInnen (mehrheitlich DoktorandInnen und Postdocs)
• Assistenz bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Seminaren, Workshops und Sitzungen sowie bei der Erstellung von Berichten
• Pflege von Webseiten
• Allgemeine Büroorganisation

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse, bevorzugt im betriebswirtschaftlichen Bereich
• Hohe Zahlenaffinität, sehr gute analytische Fähigkeiten und fundierte Kenntnisse im Bereich des Rechnungswesens
• Erfahrung in der Verwaltung von Drittmitteln (DFG, BMFTR, EU, ...) oder Landesmitteln
• Erfahrung in der Verwaltung im universitären Umfeld und im Bereich internationale Angelegenheiten sind von Vorteil
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit und hervorragende Rechtschreibkenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent und sorgfältige, strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise auch unter hoher Arbeitsbelastung
• Freude an vielfältigen Aufgaben in einem wissenschaftlich orientierten Umfeld
• Gute Teamarbeit und ein freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten