Teamassistenz und Büroorganisation für ein renommiertes Ingenieurbüro

Wir sind ein kleines, aber feines und junges Ingenieurbüro, das sich auf die Fachplanungen und Beratung im Bereich der Gastronomie und Großküchentechnik spezialisiert hat. Unsere Teams erarbeiten und planen für repräsentative Unternehmenszentralen und Firmen, Stadien, Flughäfen, Shoppingzentren oder auch hippe Szenevierteln immer wieder neue zukunftsorientierte Gastronomiekonzepte und Großküchen.

Damit sich unsere Teams aus Architekten und Ingenieuren auf Ihre eigentliche Kernkompetenzen, die technische Planung von Küchen konzentrieren können, suchen wir Dich als unterstützende „gute Seele“ in unserem Büro in Bretten. Wenn Du Spaß daran hast, Dinge zu organisieren, täglich anfallende administrative Aufgaben strukturiert und akkurat zu erledigen, den Kolleginnen und Kollegen auch mit einer kleinen Überraschung eine Freude zu machen, genau dann bist Du richtig bei uns.

Wir suchen ab 1.2.2025:

Teamassistenz und Büroorganisation (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Teamleiter und der Projektteams
  • Organisation Teambesprechungen
  • Führung von Projektkalender
  • Annahme Telefongespräche
  • Kontrolle, Verteilung und Archivierung zentraler E-Maileingänge
  • Gegenlesen von Dokumenten und Prüfung auf Format, Rechtschreibung und Grammatik
  • Selbständige Analyse, Recherche und Prüfung projektspezifischer Informationen
  • Reiseplanungen und Reisekostenabrechnungen
  • Selbständige Analyse, Recherche und Prüfung projektspezifischer Informationen
• Büroorganisation
  • Bestellungen und Besorgungen von Verbrauchsmaterialien und Getränken
  • Führung eines Kassenbuches und einer Handkasse
  • Führung Urlaubskalender
  • Abrechnung Kreditkarten
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen im Vertretungsfall
  • Koordination IT-Support und Büroreinigung

Lust auf:

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet?
• Flexible Arbeitszeiten und Rahmenbedingungen?
• Modernen Arbeitsplatz mit Laptop und Smartphone?
• Kleine Überraschungen für die Kolleginnen und Kollegen zu organisieren (Nervennahrung, Kleinevents, weitere Aufmerksamkeiten, etc.)?

Was wir voraussetzen:

• Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Routinierter Umgang mit MS Office 365
• Routinierter Umgang mit MS Teams und der dazugehörigen App „Planner“
• Sehr gutes Organisationsvermögen
• Strukturiertes und akkurates Arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Spaß und Freude daran, Kolleginnen und Kollegen im Büroalltag bei lästigen administrativen und einfachen Aufgaben zu entlasten, dabei ist es ab und an auch mal notwendig die Teammitglieder mit Freude für einer disziplinierten und strukturierten Arbeitsweise zu motivieren
• In unseren Büroräumlichkeiten legen wir sehr viel Wert auf Sauberkeit und Ordnung, deshalb sollte es für dich auch kein Problem sein, unsere Teammitglieder für ein verantwortungsvolles und ordentliches Zusammenleben zu motivieren
• Als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und dem gesamten Team, solltest Du dich dabei wohl fühlen mit einem gewissen Durchsetzungsvermögen die an dich gestellten Aufgaben innerhalb des Teams zu lösen
• Hohes Engagement und den Wunsch nach einer langfristigen Zusammenarbeit

Wir freuen uns auf Dich!

Sende uns Deine aussagefähige Bewerbung an bewerbung@reisner-frank.de.

In anschließenden Gesprächen werden wir natürlich auf alle Einzelheiten und Leistungen im Detail eingehen und dafür sorgen, dass Du und wir mit Deiner Einstellung glücklich werden.
Auf unserer Website erfährst Du unter www.reisner-frank.de bereits mehr über unsere tollen Projekte und Kunden.