Office Assistant (m/w/d)
Office Assistant (m/w/d), Teilzeit (50 %)
ELLIS Institute Tübingen
Im dynamischen Umfeld des Cyber Valley entsteht mit dem ELLIS Institute Tübingen ein europäischer Leuchtturm der Forschung zur künstlichen Intelligenz. Wir verbinden akademische Exzellenz mit der Agilität junger Unternehmen. In diesem Spirit bauen wir auch unser Central Office auf.
Damit sich unsere Wissenschaftler*innen vollständig auf ihre Forschung konzentrieren können, benötigen wir im Hintergrund eine Person, die den Überblick behält und für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags sorgt.
Deine Aufgaben:
Du sorgst dafür, dass sich das Team und unsere Gäste wohl und willkommen fühlen und dass die Arbeitsumgebung einladend bleibt. Mit einem Blick für Details und einem grünen Daumen schaffst Du eine professionelle und lebendige Atmosphäre und stellst sicher, dass alle grundlegenden Abläufe funktionieren.
• Bestandsmanagement und Beschaffung: Eigenständige Überwachung und Koordination der Bestände von Verbrauchsmaterialien (Bürobedarf, Getränke, Hygiene), Durchführung von Bestellungen und Einkäufen zur Vermeidung von Engpässen
• Hospitality: Verantwortung für den einwandfreien Zustand der Kaffeestationen und Küchenbereiche, einschließlich Pflege der Kaffeemaschinen sowie Sicherstellung von Hygiene und Ordnung in den Pausenräumen
• Raumklima und Ambiente: Pflege der Innenraumbegrünung sowie Sicherstellung, dass Gemeinschaftsflächen und Besprechungsräume stets repräsentativ und einladend sind
• Empfang und Facility Support: Erste Anlaufstelle für Lieferdienste und externe Dienstleister sowie Koordination kleinerer handwerklicher Belange
• Praktische Unterstützung bei Veranstaltungen: Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen
Was Du mitbringst:
• Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie und im Service, im kaufmännischen oder organisatorischen Bereich
• Anpacker-Mentalität: Du erkennst Aufgaben selbstständig und erledigst sie proaktiv, auch bei praktischen Tätigkeiten
• Ordnungsliebe: Sauberkeit, Struktur und ein gepflegtes Umfeld sind Dir wichtig
• Serviceorientierung: Freundliche, offene Art und Freude daran, zum Wohlbefinden des Teams beizutragen
• Erfahrung: Vorkenntnisse im Office Management sind von Vorteil, aber kein Muss; motivierte Quereinsteiger*innen sind willkommen
Was wir Dir bieten:
Wir legen großen Wert auf die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und fördern diese aktiv. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir sind ein kleines, dynamisches Team, das für die administrativen Prozesse des Instituts verantwortlich ist. Dabei setzen wir auf ein hohes Maß an Kollegialität, die volle Integration aller Mitarbeitenden sowie ein Arbeitsumfeld, das von Respekt, Wertschätzung und Teamgeist geprägt ist und in dem auch gelacht werden darf.
Die Stelle wird nach TV-L vergütet (Entgeltstufe und -gruppe abhängig von berufsqualifizierenden Abschlüssen und einschlägiger Berufserfahrung).
Kontakt und Bewerbung:
Für Rückfragen informieren Sie sich gerne vorab telefonisch bei
Frau Dr. Annette Schmid
Telefon: +49 (0)171 4194173
Bewerbungen bitte an:
Wir sind gespannt auf Dich!