Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat in einer Gemeinschaftsunterkunft (m/w/d)

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen bei der Abteilung Soziales zum 01.05.2025 eine*n

Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat in einer Gemeinschaftsunterkunft (m/w/d)

Vollzeit, unbefristet
Die Abteilung Soziales (SO) organisiert sämtliche Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe in der Universitätsstadt Ulm im Rahmen eines dezentralen Sozialraumkonzepts.

Der Einsatz erfolgt in der Gemeinschaftsunterkunft für geflüchtete Menschen am Mähringer Weg.

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD.

Ihre Aufgaben:

Wesentlicher Inhalt des Aufgabengebiets ist es, erste Anlaufstelle für Geflüchtete in der Gemeinschaftsunterkunft zu sein. Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Sekretariatsaufgaben (Telefondienst, Postverteilung etc.)
• Organisationsaufgaben (Aktenverwaltung, Pflege von Formularbestand, Bestellung und Ausgabe von Büromaterial etc.)
• Zuarbeit für die Sachbearbeitung und Hausleitung
• Erteilen von allgemeinen Auskünften (Infotheke)
• organisatorische Tätigkeiten bei Ein-, Aus- und Umzug von Bewohnenden und im Rahmen der Belegung der Gemeinschaftsunterkunft
• Mitwirkung an Pflege von Datenbanken und Statistiken und unterstützende Tätigkeiten in den organisatorischen Bereichen des Betriebs einer Gemeinschaftsunterkunft
• selbstständige Bearbeitung und Mithilfe bei Anträge(n) auf soziale Vergünstigungen (u. a. Lobbycard)

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
• gute Anwendung von MS-Office und sicherer Umgang mit elektronischer Datenverarbeitung
• auch in stressigen Situationen ein zugewandtes, freundliches, taktvolles und hilfsbereites Zugehen auf geflüchtete Menschen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Flexibilität
• die Bereitschaft, im Team mit Kolleginnen und Kollegen anderer Professionen eng zusammenzuarbeiten und mit Trägern außerhalb der Verwaltung zu kooperieren
• die Bereitschaft, sich auf neue gesellschaftliche und soziale Änderungen einzulassen

Wir bieten:

• die Möglichkeit, an einem innovativen Konzept des sozialräumlichen Arbeitens mitzuwirken
• eine fundierte Einarbeitung in ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• ein freundliches und aufgeschlossenes Team
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein vergünstigtes Deutschlandticket für den öffentlicher Nahverkehr
• Mittagstisch in ausgewählten Gastronomie- und Kantinenbetrieben gegen einen geringen Eigenanteil
• und vieles mehr

Fragen beantwortet Ihnen gerne:

Hr. Schneider, Teilprojektleitung für Unterbringung, Tel.: 0731/161-5238, E-Mail: to.schneider@ulm.de.

Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de.

Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 22.04.2025. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.