Unsere Mission:
Wir digitalisieren den Betrieb von Energie- und Wassersystemen und machen Daten intelligent nutzbar.

Wir übernehmen Verantwortung für das nachhaltige Management von Energie und Wasser und leisten damit unseren Beitrag zur Energiewende. Durch Data Science machen wir Daten zu nutzbaren Informationen und helfen unseren Kunden neue, zukunftsfähige Geschäftsfelder in der Energiebranche zu erschließen. Für unsere Mission brauchen wir tatkräftige Pioniere mit Teamgeist, Kompetenz und Weitsicht.

Für unser Team am Standort Ettlingen suchen wir Sie als

Leitung Office Management / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vollzeit | Unbefristete Festanstellung

Ihre Aufgabe:

• Sie sind für das reibungslose Funktionieren des Tagesgeschäfts und der Administration im Vorstandsbüro verantwortlich, hierzu gehören u. a. die Terminkoordination, Korrespondenz, Gästebetreuung, Reiseorganisation und -abrechnung, Beschaffung von Bürobedarf und Pflege von Qualitätsdokumenten
• Sie leiten das standortübergreifende Office Management-Team durch fachliche und disziplinarische Führung der Office Manager der Standorte Bochum, Ettlingen und Koblenz und berichten direkt an den CEO
• Sie unterstützen den Vorstand bei der Initiierung und Realisierung von Projekten, arbeiten an strategischen und operativen Fragestellungen des Managements mit und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor
• Sie erstellen Präsentationen, Unterlagen und Protokolle, zum Teil auch in englischer Sprache
• Sie unterstützen den Vorstand bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen Kommunikationsmaßnahmen

Ihre Qualifikation:

• Sie haben ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Referent/in der Geschäftsführung, Office Manager oder als Assistenz
• Fundierte Anwendungserfahrung in MS Office
• Sie sind kommunikationsstark, besitzen eine hohe Organisationsfähigkeit und sind ein verlässlicher Teamplayer
• Sie zeichnen sich durch unternehmerisches Denken sowie konzeptionelle und analytische Fähigkeiten aus
• Sie haben verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse (mind. C1)

Unser Angebot:

• 6-monatiges Onboarding-Programm unter Begleitung eines/einer Mentors/Mentorin
• Flexible Arbeitszeitgestaltung für eine gute Work-Life-Balance und 30 Tage Urlaub
• Jährliche Mitarbeitergespräche
• Förderung Ihrer persönlichen Entwicklung durch externe und digitale Weiterbildungsmöglichkeiten sowie der Teilnahme an Produkttrainings in unserem hauseigenen Schulungszentrum
• Freiwillige Vorsorgeuntersuchungen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung
• Kostenlose Unfallversicherung
• Bike-Leasing für bis zu 2 Fahrräder/E-Bikes
• Betriebliche Altersvorsorge
• Regelmäßige Online-Mitarbeiterversammlungen mit aktuellen Themen aus dem Unternehmen
• Zahlreiche Vergünstigungen und Sonderkonditionen beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen über Corporate Benefits
• Je nach Standort: Elektroladesäulen

Wir arbeiten partnerschaftlich und vertrauensvoll miteinander – werden Sie ein Teil von uns!

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Ihre Ansprechpartnerin
Juliane Hofmann
Recruiting

Viele weitere Benefits finden Sie unter www.vivavis.com/karriere/mitarbeiterbenefits

VIVAVIS AG
Nobelstraße 18 • 76275 Ettlingen
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