Assistenzkraft Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Als Assistenzkraft im Vorzimmer arbeiten Sie in einem kleinen Team an der Schnittstelle zwischen der Bürgerschaft, dem Gemeinderat mit seinen Fachausschüssen, den Referaten sowie Fachämtern. Sie unterstützen den Ersten Bürgermeister und den Persönlichen Referenten bei der Steuerung des Referats.

• Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter
• Die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben
• Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen
• Dank Ihnen wird die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit vertreten, hierzu gehören die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie die Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Zu Ihren Aufgaben gehören ebenfalls die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen
• Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats.

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität
• Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft

• Weil Sicherheit und Wertschätzung zählen: betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung, Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – 70 € brutto pro Monat in Vollzeit, attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, teilweise mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten, Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Gemeinsam wachsen: persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Umweltfreundlich unterwegs: ein Zuschuss zum Deutschlandticket, das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
• Kleine Extras, die Großes bewirken: vergünstigtes Mittagessen, Rabatte und Angebote über Corporate Benefits

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder markus.rehm@stuttgart.de gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Louisa Barg unter 0711 216-81897 oder louisa.barg@stuttgart.de. Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unterwww.stuttgart.de/karriere.