Die Stadt Weinheim mit rund 45.500 Einwohner*innen ist innerhalb der Metropolregion Rhein-Neckar ein beliebter Wohnort mit großem Bildungs-, Sport- und Kulturangebot. Wir als Beschäftigte (ca. 800) der Stadtverwaltung wollen unsere Stadt Tag für Tag weiterentwickeln. Wenn Sie Teil unseres Teams werden wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Im Amt für Bildung und Sport werden Angelegenheiten bearbeitet, die in die Verantwortung der Stadt Weinheim als Schulträger und Träger von städtischen Kindertageseinrichtungen fallen. Hierzu zählen die Förderung des Sports und die Verwaltung der städtischen Sporteinrichtungen. Außerdem ist das Amt mit seinen insgesamt rund 300 Beschäftigten zuständig für die allgemeinbildenden Schulen mit Schulsporthallen, die städtischen Kitas und Krippen sowie sonstige Sportanlagen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Teilzeit (mindestens 35 Stunden / Woche) eine*n

Assistent*in (w/m/d) der Amtsleitung im Amt für Bildung und Sport

Die Stelle ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 7 TVöD.

Ihr Aufgabengebiet:

• Sie organisieren das Vorzimmer der Amtsleitung mit Publikumsverkehr, Besucherempfang, Postbearbeitung und Terminvergabe.
• Sie kommunizieren zu Anfragen und Belangen der Kolleg*innen in den Einrichtungen, von Bürger*innen, Schulleitungen, Eltern, Vereinsvorsitzenden etc.
• Sie bereiten Besprechungen vor und bereiten die Unterlagen dazu auf.
• Sie bearbeiten Rechnungen für die Schulen (Annahme- / Auszahlungsanordnung und weitere Buchungsaufgaben in SAP).
• Sie regeln die Vertretung in den städtischen Kindertageseinrichtungen.
• Sie sind für die Organisation des Weinheimer Schülerflohmarkts verantwortlich.
• Sie führen die Fehlzeitenkartei für die Kolleg*innen der Außenstellen.

Unsere Erwartungen:

• eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung

Idealerweise verfügen Sie über:

• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• die zeitliche Flexibilität und Bereitschaft, die tägliche Arbeit nach Möglichkeit zwischen 07:00 Uhr und 07:30 Uhr zu beginnen
• einen sicheren Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (Word, Excel); SAP-Kenntnisse von Vorteil
• ausgeprägtes Serviceverständnis im Kontakt mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• ein sympathisches und kompetentes Auftreten
• präzise Auffassungsgabe, sehr gutes Zeitmanagement und Organisationsgeschick
• die Fähigkeit, sich in neue Themen und Fachanwendungsprogramme einzuarbeiten

Unser Angebot:

• Sicherheit und Planbarkeit durch einen tarifvertraglich geregelten und unbefristeten Arbeitsplatz
• Zeit zur Erholung mit einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr
• eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem inspirierenden Arbeitsumfeld: Werden Sie Teil eines motivierten Teams, das sich sehr auf Sie freut
• nachhaltige und alternative Lösungen mit einem kostengünstigen Deutschlandticket als Job-Ticket und die Möglichkeit eines Dienstrad-Leasings
• zukunftssichere Beschäftigung und gute Fortbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 13.10.2024 über unser Karriereportal.

Für fachliche Fragen steht Ihnen Frau Harmand (Tel. 06201 82-350) und für personalrechtliche Fragen Herr Esslinger (Tel. 06201 82-316) gerne zur Verfügung.