Assistenz in der Geschäftsstelle des Rektorats m/w/d

An der Universität Tübingen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistenz in der Geschäftsstelle des Rektorats

(m/w/d; E 6 TV-L mit Zulage, 100 %)

unbefristet zu besetzen.

Aufgaben: Das Aufgabengebiet umfasst die Unterstützung der Rektorin und Prorektor/innen bei allen anfallenden administrativen Aufgaben sowie die Mitarbeit in der Geschäftsstelle des Rektorates. Dies beinhaltet u. a.

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie die zuverlässige Planung und Koordination der Termine der Rektoratsmitglieder sowie die dazugehörigen nötigen Recherchen im Vorfeld

• Repräsentation der Geschäftsstelle des Rektorates am Telefon und im Vorzimmer auf Deutsch und auf Englisch

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von kleineren Veranstaltungen des Rektorates, inklusive Gästebewirtung usw.

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen hinsichtlich Sammlung, Vervielfältigung und Weiterleitung von Unterlagen

• Organisation und Abrechnungsvorbereitung von In- und Auslandsdienstreisen

• Erledigung der täglichen Ein- und Ausgangspost

• Pflege von Ablagesystemen (Papier und digital) unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen

Voraussetzungen:

• abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung

• Beherrschung der gängigen MS Office-Programme und Terminverwaltung mit MS Outlook

• ein hohes Maß an Kommunikationskompetenz und gute Englischkenntnisse

• persönliche Integrität und absolute Verschwiegenheit

Von Vorteil ist Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im wissenschaftsunterstützenden Dienst.

Wir bieten attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, ein betriebliches Gesundheitsmanagement, eine betriebliche Altersvorsorge sowie einen Zuschuss zum Deutschland-Jobticket. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus tabellarischem Lebenslauf, einem aussagekräftigen Anschreiben und Zeugnissen richten Sie bitte in einer PDF-Datei bis zum 30. November 2025 an: buero-der-rektorin@uni-tuebingen.de

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 08. Dezember 2025 statt.

Für Fragen und Auskünfte steht Ihnen die Leitung der Geschäftsstelle des Rektorates, Frau Dr. Valesca Baert-Knoll (07071-29 72510), gerne zur Verfügung.